دانلود پایان نامه ارشد: نقش ارتباطات و اطلاعات در بخش های تدارکاتی سازمان – فروش پایان نامه

نقش ارتباطات و اطلاعات در بخش های تدارکاتی سازمان

 

رگ حیاتی هر سازمان، شبکه اطلاعاتی آن سازمان است. زیرا تصمیم گیری درست و به موقع بستگی به اطلاعات داده شده دارد و داشتن ارتباط با قسمت های مختلف و دریافت اطلاعات دقیق و مناسب همیشه مشکل مدیران و کاربران برای اتخاذ تصمیمات و اجرای عملیات مختلف بوده است.

تبادل اطلاعات بین بخش ها و واحدهای مختلف یک سازمان مبنای یک نظام ارتباطی درست و یک نظام اطلاعاتی مناسب به شمار می رود. در مورد تامین نیازمندی های سازمان نیز، بخش های مختلف یک سازمان یا کارخانه دارای اطلاعاتی هستند که می تواند در عملکرد بخش خرید موثر واقع شود. لذا در بخش خرید هم برای ایفای وظایف خود به نحو صحیح و مناسب، همانند هر زیر نظام دیگری محتاج به اطلاعات دقیق و به موقع است که باید از کلیه قسمت های یک سازمان یا از محیط خارج از سازمان به این بخش برسد.

شناسایی و تعیین منابع خرید و تهیه فهرست فروشندگان و ایجاد یک مرکز اطلاعاتی در این باره و انعکاس آخرین تغییرات در آنها در واحد تدارکات، اهمیت بسزایی دارد و در تهیه و تامین کالاها و مواد مورد نیاز، کمک و تسهیل شایان توجهی می کند. به منظور دستیابی به عرضه کنندگان خارجی و شناسایی منابع خرید و تهیه فهرست فروشندگان خارجی و ایجاد یک مرکز اطلاعاتی در این باره، از طریق سفارتخانه های خارجی، نشریات، راهنمای صادرات، اتاق های بازرگانی کشورها، نمایشگاه ها، ارتباط مستقیم با فروشندگان، اینترنت و … می توان اقدام کرد (کاظمی، 1389).

اطلاعات یک نقش بهینه و پیشرو در تمام عملیات زنجیره تامین بر عهده دارد. توسعه فناوری اطلاعات روش هایی را که سازمان ها از طریق مدیریت زنجیره تامین به مزیت رقابتی دست می یابند را تغییر داده است و سازمان ها و شرکت های موفق همیشه فناوری اطلاعات را جهت توسعه استراتژی های کسب و کار خود بکار گرفته اند که تاثیر بسزایی نیز بر کل زنجیره تامین دارد (درودچی، نیک مهر، 1386).

اطلاعات یک محرک کلیدی زنجیره تأمین است زیرا می تواند به عنوان چسباننده تمام محرک های زنجیره تأمین را برای کار با یکدیگر هماهنگ کند. اطلاعات بر روی عملکرد زنجیره تأمین اثر زیادی دارد زیرا پایه و اساسی را فراهم می کند که در آن فرآیندهای زنجیره تأمین اجرایی می شود و مدیران بر اساس آن تصمیم گیری می کنند. بدون داشتن اطلاعات، یک مدیر نمی تواند خواسته های مشتریان را بداند و اینکه چه مقدار موجودی در انبار است و چه زمانی محصول بیشتر بایستی تولید شود یا در شرکت حمل شود. به طور خلاصه مدیر بدون اطلاعات تصمیم گیری کورکورانه می گیرد. بنابراین اطلاعات یک دیدی را در زنجیره تأمین به مدیر می دهد که او را قادر می سازد تا تصمیماتی بگیرند که باعث بهبود عملکرد زنجیره تأمین شود (چوپرا، سونیل[1]. 2000).

همان طور که اشاره گردید سیستم پیوسته و یکنواخت کالا، در شرکت های زیرمجموعه صنعت نفت استفاده می شود که در شرکت مجتمع گاز پارس جنوبی نیز پس از فراهم نمودن مقدمات کار آن در سال های قبل، اجرای آن از ابتدای سال 1386 آغاز و جایگزین سیستم قبلی مینتا[2] شد. البته هدف از پژوهش حاضر مقایسه این دو سیستم مذکور نیست و فقط در ذیل توضیحات مختصری جهت آشنایی کلی در ارتباط با این سیستم ارائه می گردد.

بر اساس اسناد فنی شرکت توتال پارس جنوبی (1381)، نرم افزارمینتا، توسط شرکت فرانسوی اپاو[3] جهت برنامه ریزی و کنترل تعمیرات و همچنین ایجاد تسهیلات لازم در امر خدمات پشتیبانی و لجستیک، کنترل انبارها و ایجاد بازخورهای لازم در تهیه گزارشات مدیریت به سفارش شرکت توتال[4] فرانسه تهیه و در اختیار شرکت مجتمع گاز پارس جنوبی قرار داده شد. خصوصیات و قابلیت های سیستم مینتا در دو بخش برنامه ریزی تعمیرات و بخش امور کالا و لجستیک مورد استفاده می باشد. در اینجا از میان مشخصات و جنبه های مهم این نرم افزار شامل: خصوصیات ساختاری و اجرا، خصوصیات و قابلیت های تعمیرات و خصوصیات و قابلیت های کالا و لجستیک، فقط آخرین مورد مرتبط با موضوع به اجمال بررسی می شود. مسئولیت اداره تدارکات و امور کالا امکان مدیریت و کنترل موجودی های انبار و تهیه مواد و قطعات هم از طریق اقلام انبار و هم خرید مستقیم تعریف شده است که اهم وظایف در نظر گرفته شده شامل موارد زیر است:

  • مدیریت مواد و قطعات بوسیله خانواده متعلق به آن
  • مدیریت موجودی انبار بوسیله انبارهای متعدد
  • تجدید سفارشات بصورت اتوماتیک
  • تجزیه و تحلیل موجودی انبار و گزارش دهی
  • تحصیل و خرید مواد و موجودی ها
  • سیستم چند ارزی[5]

در سیستم مینتا، کلیه عملیات کالا و لجستیک شامل دو گروه اصلی می باشد که عبارتند از:

الف- مدیریت کالا و انبار

ب-تامین و تهیه کالا

 

در سیستم مینتا، سه دسته کد برای کالاها منظور گردیده که شامل:

1-اقلام موجودی انبار[6]

اقلامی که جزء موجودی انبار بوده و با علامت اختصاری ST، در سیستم مینتا کدگذاری گردیده است (6 کاراکترST+).

2- اقلام خرید مستقیم[7]

اقلامی که بطور مستقیم توسط واحدهای مصرف کننده درخواست شده و مورد استفاده قرار می گیرند، هرگز در انبار نگهداری نمی شوند و بلافاصله بعد از خرید کالا و دریافت آن توسط انبار برای درخواست کننده فرستاده می گردد. این اقلام با علامت اختصاری DP، در سیستم مینتا کدگذاری گردیده است (6 کاراکترDP+).

 

 

3- اقلام خدماتی[8]

اقلامی که برای درخواست کارهای خدماتی مورد استفاده قرار می گیرد. این اقلام با علامت اختصاری SE، در سیستم مینتا کدگذاری گردیده است (6 کاراکترSE+). جهت کدگذاری در سیستم مینتا، از فرمهای:SICUF[9] وDICUF[10] استفاده می شود.

لازم به ذکر است که از سال 1390 سیستم نرم افزاری دیگری در مدیریت بازرگانی شرکت مجمتع گاز پارس جنوبی استقرار یافته است که در بخش بعدی بصورت مختصر به معرفی آن هم پرداخته می شود.

 

[1]-Chopra ,Sunil , 2000

[2]-Mainta System

[3]-Apove Company

[4]-Total Company

[5]-Multi Curency

[6]-Stock Items

[7]-Direct Purchase Items

[8]-Services Item

[9]-Stock Item Catalogue Update Form