مهارت های کلیدی واسه مدیریت تیم 

 

پست جدیدی به عنوان مدیر گرفتین؟ مبارک باشه! یا شاید هم فقط از شما خواسته شده تا یک تیم جدید تشکیل بدین. عجب چالشی! در هر صورت، چه تیمی واسه شما وجود داشته باشه و چه مسئول ایجاد اون شده باشین، قدم بعدی تون چیه؟

این مقاله چند نکته کلیدی درباره مدیریت تیم رو توضیح می ده که هر مدیرِ خواهان موفقیت به اونا نیاز داره. از انتخاب افراد درست و تصمیم گیری واسه اینکه کی مسیٔول چه کاری باشه؛ گرفته تا ایجاد رابطه، ایجاد انگیزه در افراد و در آخر رسیدن به پیشرفت.

بذارین از اول شروع کنیم

قبل از شروع بد نیس چند چیز رو تعریف کنیم: مدیریت دقیقا به چه معناست؟ و اینکه فرق رهبر و مدیر چیه؟

خوبه از این گفته وارن جی بنیس (Warren G. Bennis) شروع کنیم: «رهبران کسائی هستن که کارای درست انجام میدن؛ مدیران اونایی هستن که کارا رو درست انجام میدن.» رهبری به معنای ایجاد یک چشم انداز جذاب تر واسه آینده، ترسیم اون واسه بقیه و کمک به افراد واسه درک و تعهد به این چشم اندازه. درحالیکه مدیران مسئول حصول اطمینان از اجرا موثر و موفق اون چشم انداز هستن.

البته این دو نقش با هم همپوشانی دارن و واسه اثر کامل، باید هر دو نقش رو خوب اجرا کنین. اما تمرکز این مقاله بر مهارتای خاص و مسئولیتای مدیران و وسایل در دسترس آنهاست. هرچه باشه، اگه قراره افراد هنگام اجرا به در بسته بخورند؛ نمی شه اونا رو به طرف یک چشم انداز فوق العاده تشویق و به هیجان آوردن کرد.

اهمیت تفویض اختیار

تفویض اختیار اولویت اصلی مدیران تیم هاست. هرچقدر هم مهارت داشته باشین به تنهایی نمی تونین کار زیادی بکنین. با داشتن یک تیم قادر به کسب موفقیتای خیلی بیشتری هستین. واسه همین تفویض اختیار اهمیت زیادی داره!

تفویض موفق اختیار لازمه برابری دادن افراد با وظایفه. پس اول از همه، باید نقشا و اهداف تیم تون رو توضیح بدین. یک راه خوب واسه انجام این کار تهیه ی منشور تیمه. این منشور، هدف تیم و چگونگی رسیدن بهش رو تعیین می کنه. این وسیله نه تنها به تیم شما کمک می کنه که شروع خوبی داشته باشین بلکه می تونه در بازگرداندن تیم از راه انحرافی هم مفید باشه.

تنها پس از تهیه ی این منشور، در موقعیت تفکر روی مهارت ها، تجربیات و لیاقتای اعضای تیم خود قرار خواهید گرفت و می تونین شروع به برابری دادن افراد با وظایف کنین. به یاد داشته باشین که یکی از مهم ترین وظایف شما اینه که بدونین چه جوری باید با رقابتای دنیای واقعی مثل شکاف بین مهارتای اعضای تیم برخورد کنین.

ایجاد انگیزه در اعضای تیم

وظیفه ی کلیدی دیگری که به عنوان مدیر برعهده ی شماس انگیزه اعضای تیمه.

تئوریX و تئوریY دو راه و روش خیلی متفاوت نسبت به انگیزه رو توضیح میدن. این رویکردها به فرضیات اصلی شما درباره افرادی که با اونا کار می کنین متکی هستن. اگه باور داشته باشین که افراد شما به شکل ذاتی تنبل هستن به تئوری X فکر می کنین و اگه باور داشته باشین که بیشتر اونا خوشحال و آماده به کار هستن به تئوری Y تمایل دارین. حتما سعی کنین این دو تئوری رو خوب درک کنین چون اثر عمیقی روی موفقیت شما در انگیزه افراد دارن.

هر هدفی که انجام کنین باید این نکته رو هم در نظر داشته باشین که وقتی صحبت از انگیزه باشه؛ افراد نیازای متفاوتی دارن. بعضی افراد خودانگیزشی بالایی دارن در حالی که بقیه بی انگیزه مدیریتی کم کاری می کنن.

پرورش افراد تیم

تیما از افرادی تشکیل شدن که چشم اندازه ها و تواناییای متفاوتی داشته و در مراحل متفاوتی از زمان حرفه ای خود قرار دارن. واسه بعضی از اونا، وظایف محوله ممکنه رقابت برانگیز بوده و نیاز به حمایت داشته باشن. یه گروه دیگه ممکنه در کاری که می کنن استخوان ترکونده بوده و مایل باشن فرصتی در اختیارشون قرار بگیره که مهارت هاشون رو بیشتر کنن. در هر صورت، وظیفه ی شما اینه که تموم افراد تیم تون رو پرورش بدین.

مطلب مشابه :  مهارتای رهبری کدامند و چه جوری یک رهبر کاردان و موفق باشیم؟ 

مهارتاتون در این جنبه ی مدیریتی، موفقیت دراز مدت شما رو تضمین می کنه. اگه بتونین به اعضای تیم خود کمک کنین که در کار خود رشد کنن؛ به مدیری تبدیل میشید که همه مشتاق کارکردن با اون هستن و اینطوری به سازمان خود هم کمک شایانی می کنین.

موثرترین روش واسه پرورش افراد اطمینان از ارائه بازخورد منظم به اعضای تیمه. خیلی از آدما هنگام بازخورد دادن عصبی می شن، به ویژه اگه اون بازخورد منفی باشه. اما اگه به طور منظم بازخورد بدین و دریافت کنین، کارکرد همه اعضاء تیم بهبود پیدا می کنه.

رابطه و کار با اعضای تیم و بقیه

رابطه با اعضای تیم

به عنوان مدیر ممکنه هم جلسات منظم داشته باشین و هم جلسات خاص. معمولا افراد، هر نوع جلسه ای، به ویژه جلسات منظم رو باعث اتلاف وقت میدونن؛ پس مهارت یافتن در اداره موثر جلسات خیلی ارزشمنده.

خیلی از جلسات شامل طوفان فکری هستن. شما به عنوان مدیر باید در اینجور جلساتی نقش آسون کننده رو اجرا کنین؛ پس باید با انجام این نقش آسون باشین. وقتی فقط یک شرکت کننده ی عادی نباشید، به جز ارائه ایدهایی خلاقانه کارای دیگری هم دارین. واسه اینکه بدونین چه جوری باید جلسات طوفان مغزی رو اداری کنین مقاله طوفان فکری رو بخونین. مطمئن شید که درک درستی از مشکلات احتمالیِ موجود در کار و چگونگی اجنتاب از این مشکلات، پیدا کردین.

گوش دادن فعالانه هم مهارت مهم دیگریه که مدیران و کارمندان دیگر باید در اون استاد شن. وقتی اختیار کارا دست شماس، ممکنه به آسونی فکر کنین که میدونید بقیه چه می خوان بگن و یا اینکه گوش دادن خیلی اهمیتی نداره؛ چون در هرحال خودتون راه حلی پیدا کردین. در هر صورت نباید به دام اینجور تفکری بیفتید. بیشتر مدیران خوب شنوندگان فعالی هستن. این کار به اونا کمک می کنه که مشکلات رو در همون اول کار (وقتی حل کردن اونا هنوز خیلی راحت س!) کشف کرده، از سوءتفاهمای گرون پرهیز کرده و در بین اعضای تیم خود اعتمادسازی کنن.

رابطه با افراد خارج از تیم

رئیس شما شاید مهم ترین فردیه که باید با اون رابطه داشته باشین. واسه فهمیدن اینکه رئیس دقیقا از شما یا تیم تون چه می خواد وقت بذارین، اگه بدونین که اون دقیقا چه خصوصیاتی داره و ترجیح می ده این کار چه جوری انجام شه؛ بهتر می تونی تأیید اونو به دست بیارین.

از اینکه از رئیس تون بخواهید شما رو هدایت کنه؛ ترسی نداشته باشین. معمولا اینطوری چیزای زیادی یاد می گیرین اما رئیس ممکنه در این کار پیشقدم نشه. اگه واسه گرفتن پیشنهاد و بازخورد پیش رئیس خود می روید حتما سعی کنین قبل از اون همه چیز رو تا حد امکان بررسی کرده باشین. موضوع رو با خلاصه ای از نتایج افکار و بررسی هاتون در اختیار اون بذارین و بگید که در کدوم قسمت به کمک اون نیاز دارین.

، بخشی از کار شما مراقبت از تیم و محافظت از اون در برابر فشار غیرمنطقیه. مهارتایی مثل قاطعیت و گفت و گوا برد برد رو یاد بگیرین تا بتونین حجم کار رو کم کنین یا واسه گرفتن منابع بیشتر گفتگو کنین.

بخش دیگری از وظایف شما مدیریت چگونگی رفت و امد گروه با بقیه گروه هاست. واسه شناسایی گروه هایی که باید با اونا کار کنین از جدا سازی و بررسی ذی نفعان بهره بگیرین. بعد با اون افراد صحبت کنین تا ببینین اونا از شما چه می خوان و شما قادر به انجام چه کاری واسه اونا هستین.

مدیریت و ایجاد انضباط

هرچقدر هم آرزو کنین اینجور اتفاقی رخ نده، در زمان کاری بیشتر مدیران زمانی پیش میاد که مجبور شن کارمندی رو تنبیه کنن. تنبیه فرق ظریفی با بازخورد عادی داره؛ چون که همیشه به طور خاص به کار کارمند مربوط نمی شه. مثلا می تونین درباره مهارت فرد در رابطه تلفنی بهش بازخورد بدین اما مشکلاتی مثل زمانبندی یا آراستگی فردی به راه و روش متفاوتی نیاز داره.

شناسایی و برخورد با تخلف از قانون یا سیاست شرکت کار راحت ایه. اما در مورد موقعیتای دیگر چه؟ از یک طرف نمی خواهید با مسائل کوچیک سروکار داشته باشین و از طرف دیگر نمی تونین چیزی رو که باید بهش رسیدگی کنین ندیده بگیرین.

مطلب مشابه :  مهاجرت به کانادا از راه تخصص و شرایط لازم واسه ورود سریع به این کشور 

از این قوانین کلی استفاده کنین تا بتونین تصمیم بگیرین که در یک موقعیت خاص احتیاجی به اقدام هست یا نه. اگه جواب هر یک از سوالات زیر مثبت باشه، لازمه تا زمانی واسه صحبت خصوصی با کارمندتان در نظر بگیرین:

  1. مسئله مورد نظر در کیفیت خروجی کارمند (داخلی یا خارجی) بر مشتری اثر داره؟

مثلا، یک طراح داریم که معمولا دیر سرکار حاضر می شه. با اینکه بیشتر می مونه تا ساعات کاری رو جبران کنه اما مشتریان معمولا از اینکه نمی تونن در اول روز با اون تماس بگیرن ناراحت می شن؛ به ویژه وقتی روی پروژه های فوری کار می کنه.

  1. این مسئله بر انسجام تیم اثر داره؟

مثلا، طراحان انفرادی معمولا روی پروژه های شخصی خود کار می کنن و جلسات کمی با بقیه اعضای تیم دارن پس این مسئله بر انسجام تیمی اثری نداره. اما بقیه متوجه این بی انضباطی شده و وقت شناسی بقیه هم کم کم تحت اثر قرار میگیره.

  1. این مسئله حتما منافع بقیه افراد تیم رو تضعیف می کنه؟

مثلا طراحی که در کنار طراح وقت نشناس کار می کنه از اینکه باید جواب تماسای مشتریان رو پیش از رسیدن همکارش به دفتر بده و همیشه با مشتریان عصبانی و ناراحت صحبت کنه؛ رنجیده خاطره. در این موقعیت، مدیر تیم طراحی تصمیم میگیره با این فرد صحبت کنه چون که کار اون روی همکاران اش اثر گذاشته. اونا به این نتیجه می رسن که دیرآمدن طراح مشکلی نداره (اون باید از راهی طولانی و پرترافیک به محل کار برسه) اما تعهد می کنه که هر روز تا ساعت ۹:۳۰ در محل کار حاضر شه تا اینطوری هم تعداد تماسایی که همکارش باید به جای اون جواب بده کم شه و هم همکارش ساعت دقیقی در جواب به مشتریان ارائه بده. قرار شد که طراح واسه جبران دیرکرد صبح تا دیروقت بمونه و به جبران کار اضافه ای که همکارش واسه جواب به تماسا اون انجام داده، یکی از وظایفی رو که همکارش دوست نداره برعهده بگیره.

وقتی با مسئله انضباطی پنهون ای روبرو شدین، وقت صرف کنین تا اطلاعات کاملی درباره موقعیت جمع آوری کنین، در مورد کاری که باید بکنین تصمیم بگیرین و دست به اقدام بزنین. مسائل انضباطی کمً به خودی خود حل شده و معمولا با گذشت زمان بدتر می شن واسه همین بیشتر باعث احساس ناراحتی و ناراحتی زیادی در بین اعضای تیم می شه.

دامایی که باید از اونا پرهیز کنین.

چندین اشتباه عادی هست که مدیران تازه کار انجام دهنده اون می شن. سعی کنین از اونا پرهیز کنین! این اشتباهات عبارتند از:

  • اینکه می تونین واسه رسیدن به موفقیت به عنوان یک مدیر، بر علم و مهارتای فنی فعلی خود تکیه کنین. ولی خیلی مهمه که وقت صرف کنین تا جدا از اینکه مهارتای مدیریتی مهارتای رابطه با مردم رو هم فرا بگیرین (اینا ممکنه حتی از مهارتای فنی هم مهم تر باشن!).
  • پرهیز از مشورت منظم با رئیس به جهت نشون دادن این مطلب که می تونین روی پای خودتون بایستید.
  • رفتن به سراغ رئیس بی بررسی کامل مسئله و بی در نظر گرفتن راه حلای مسئله.
  • شرمنده کردن رئیس یا قرار دادن اونو در یک موقعیت غافلگیرانه و آزاردهنده. از قانون «بی غافلگیری» پیروی کنین.
  • انجام هرکاری که رئیس رو مجبور کنه از شما در مقابل بقیه دفاع کنه. این مسئله باعث می شه رئیس شما آبروی خود رو در برابر همتایان و بالادستیا از دست بده و بقیه احساس کنن که اون کنترل تیم اش رو از دست داده.
  • صحبت نکردن با مشتریان (چه داخلی و چه خارجی) درباره اینکه از شما یا تیم شما چه می خوان.
  • استفاده نامناسب از قدرت، توجه داشته باشین که همه کارایی که از آدما می خواید باید در جهت منافع شرکت باشن.

خیلی از این نکات به نظر روشن می رسن اما در زندگی شلوغ روزمره ی یک مدیر خیلی آسون ممکنه اینجور خطاهایی رخ بدن.

Leave a Comment